Time management voor dummies

Tip 1: Nu. Even. Niet.

De allersimpelste tip: gewoon even niet bereikbaar zijn. WhatsApp-berichtjes, telefoontjes, e-mails… alles komt steeds tussendoor. Als je niet oppast, ben je de hele tijd bezig met… ja, met wat eigenlijk? Een enorme afleiding, die nieuwe technologie! Even een uurtje (of twee) afgesloten zijn van de wereld zijn doet wonderen voor je concentratie. Moet je zien wat je ineens in dat uur gedaan hebt!

Tip 2: Stel uit

We leven in een tijd waarin we gebombardeerd worden met informatie. Voor je het weet ben je de hele dag keuzes aan het maken: van welke potje babyvoer voor je (klein)kind in de supermarkt en welke facebookberichten je in je tijdlijn leuk vindt, tot aan welke van de 100 zorgverzekeringen het beste bij je past. De hele dag door een keuze maken kost energie.

Neem in plaats daarvan bijvoorbeeld een keer per dag een moment om te bedenken of je ja of nee zegt op de afspraken die je de week erop hebt en om je e-mail te bekijken. Het geeft vast rust. Net als een ouderwets boodschappenlijstje voor je de supermarkt in gaat trouwens.

Tip 3: Leer jezelf routine aan

Je schoenen aantrekken voor je naar buiten gaat is een routine, je hoeft er niet meer over na te denken: je doet het gewoon! Doe dit met zoveel mogelijk dingen. Leg sleutels altijd op eenzelfde plek, neem na gebruik je bord naar de keuken, etc. Dit klinkt vast veel te logisch, toch is er vast iets in huis waar jij steeds extra tijd aan kwijt bent…

Tip 4: Schrijf het op

Denk jij vaak ‘Oh ja, niet vergeten’? Dan is deze tip voor jou! Wist je dat alles wat je moet onthouden heel veel energie kost? Veel meer dan nodig. En daarbij vergeet je natuurlijk ook weleens wat je zojuist had bedacht. Uit onderzoek blijkt dat je je hoofd leegt, als je direct opschrijft wat je te binnen schiet. Dan hoef je het namelijk niet op te slaan in je korte termijn geheugen, en kun je vrolijk verder waar je mee bezig was.

Tip 5: Block en zet een wekkertje

Soms ben je gewoon lekker op dreef. In een flow zitten geeft ook een heerlijk gevoel. Voor je het weet ben je een paar uur verder. Maar ja, als je to do-lijst erg lang is, dan moet je wel een hele lang flow hebben… Iets afmaken geeft ook een heerlijk gevoel. Dus: zet een timer en block de tijd alleen voor één taak die je wil doen. Terwijl je bezig bent in je ’timertijd’ kom je vast nog allerlei andere dingen tegen. Lekker laten liggen (of opschrijven). Die zijn voor de volgende ‘timertijden’.

Tip 6: Tijd om te stemmen!

Een to do-lijst kan lang zijn, misschien wel te lang. Wat moet nu eerst? Kies voor het stomste: dat zijn waarschijnlijk de belangrijkste zaken. Je zal ze maar gedaan hebben… En doe iets kleins en wat leukers tussendoor. En streep de to do’s lekker door als je ‘m hebt gedaan. Je brein waardeert het als je dingen kan doorstrepen. Hoppa, in the pocket.

Tip 7: Maak het concreet

Maak je to do’s concreet. Zeker bij wat grotere to do’s, die in z’n algeheel wat vaag lijken. We nemen een super simpel voorbeeld ter illustratie: ‘Lotte e-mailen’.Bedenk je het volgende:

• Weet je waarom je Lotte moet mailen?
• Zijn er specifieke vragen die je Lotte wil stellen?
• Heb je alles bij de hand wat je haar wil mailen, bijlages bijvoorbeeld?
• En heb je haar e-mailadres?

Op je to do-lijst hoort dus eerst: e-mail van Lotte opzoeken. En bijlages verzamelen die naar haar verzonden moeten worden.

Tip 8: Creëer overzicht

Bekijk eens per week (bijvoorbeeld op zondag) hoe je aankomende week eruit gaat zien. En schrijf het op in je agenda, op een kalender of whiteboard. Zo creëer je overzicht en kun je voor jezelf bedenken wanneer je nou die paar dingen kunt doen die je al een tijdje op je to do-lijstje hebt staan.

Zoals het Engelse werkwoord zegt: to do, did, done!