6 tips voor een strakke boekhouding

1. Omzet = factuurbedrag exclusief BTW

Je gaat een factuur sturen naar je klant, je hebt immers werk verricht voor hem of haar. Op het moment dat je een factuur maakt, wordt er omzet geboekt in je administratie. Met een voorbeeld zal ik dit toelichten. Je stuurt bijvoorbeeld een factuur van € 100 exclusief BTW (21%). Wat gebeurt er?

• Het bedrag wat je factureert exclusief BTW, is je omzet. In dit geval € 100,-.
• De BTW die je zal ontvangen moet je ook weer af dragen aan de Belastingdienst, je hebt het dus maar tijdelijk. Dit bedrag moet je meteen apart zetten. Het BTW bedrag wordt berekend door factuurbedrag excl. BTW maal het BTW-percentage. In dit geval is dat € 100 x 21% = € 21,-.
• Wat nog rest is dat je moet melden in je boekhouding hoeveel geld je krijgt van je klant. Dat is dus het factuurbedrag inclusief BTW en in dit geval: € 100 + € 21 = € 121,-.

Dat is het! Onthoud goed: omzet boeken is dus gebaseerd op een factuur en niet op het ontvangen van geld. Hieronder vind je nog de journaalpost die gemaakt wordt:

Oh, de factuur moet aan enkele wettelijke eisen voldoen volgens de Belastingdienst, kijk daarom ook even bij tip 6!

2. De klant betaalt!

Nadat je de factuur naar de klant hebt gestuurd en de omzet hebt geboekt, is het kritisch om te je zogenaamde debiteuren te beheren. Dat zijn degenen van wie jij nog geld krijgt. Op een factuurdatum staat altijd een betaaldatum. Meestal krijgt de opdrachtgever 14 tot 30 dagen om de factuur te betalen. Het is verstandig om je debiteuren goed in de gaten te houden: zodra zij niet of later betalen, wordt het voor jou ook lastiger om de rekeningen te betalen. Je debiteur van € 121 betaalt de rekening, ka-ching! En nu?

In de meeste boekhoudpakketten is er een koppeling met je bankrekening. Die zorgen ervoor dat in elk geval alle transacties op je bankrekening in je administratie komen, vaak is het wel nog zo dat je de betalingen zelf even goed moet wegzetten. In dit geval wil je in je administratie simpelweg zeggen dat deze betreffende debiteur zijn rekening heeft betaald. Het bedrag op je bankrekening is gestegen en dus neemt het bedrag op je debiteurenrekening (#1300) af.

Het is verstandig om je klanten te vragen om bij hun betaling een factuurnummer (en eventueel een debiteurnummer) te vermelden. Op deze manier kun je heel gemakkelijk herleiden welke factuur betaald is en welke niet. In de boekhouding kun je dan de openstaande factuur afletteren tegen de betaling. Zo behoud je het overzicht!

Hieronder vind je nog de journaalpost die gemaakt wordt:

3. Oei, je ontvangt de rekening voor de hosting van je website. Wat gebeurt er?

Die _kick-ass-_website die je online hebt getoverd, levert de nodige leads op. Je hebt je website uitstekend gestructureerd en mensen weten je online te vinden. Het is dus zaak om je website ook online te houden door de kosten voor je hostingprovider te betalen. De rekening (€ 50 excl. 21% BTW) komt binnen in je inbox, en nu?

In dit geval ben jij de klant voor de hostingprovider. Kortom, jij bent een debiteur van hun. Want jij moet hen geld betalen. Omdat jij degene bent die geld moet betalen aan de hostingprovider, is deze jouw crediteur. Ook hier geldt weer dat de degene die een factuur ontvangt een betaaltermijn heeft, je hoeft dus niet meteen alles uit handen te laten vallen om die factuur te betalen. Echter, net zoals met je omzet, heb je wel kosten gemaakt, ondanks dat er nog geen geld is uitgegeven. Ook hier heb je weer te maken met BTW, maar ditmaal kun je het terugvorderen! Ik laat je zien wat er gebeurt:

• Het bedrag (exclusief BTW) is de kosten en in dit geval is dat € 50,-.
• De BTW die je moet betalen kun je ook weer terug vragen aan de Belastingdienst. Dit bedrag wordt apart gezet, omdat je weet dat je nog geld zal ontvangen in de toekomst. Het BTW bedrag wordt zo berekend: het factuurbedrag excl. BTW maal het BTW percentage. In dit geval is dat € 50 x 21% = € 10,50.
• Tot slot moet je melden in je boekhouding hoeveel geld je betaalt aan je crediteur. Dat is dus het factuurbedrag inclusief BTW. In dit geval: € 50 + € 10,50 = € 60,50. Dit staat ook op de factuur van je hostingprovider gemeld.

Dat is het! Onthoud goed dat kosten boeken dus gebaseerd is op een factuur en niet per se op het uitgeven van geld. Hieronder vind je nog de journaalpost die gemaakt wordt:

4. Je gaat de factuur betalen

Net zoals bij het ontvangen van een betaling, is het betalen heel simpel voor je administratie. Met het boeken van de factuur zeg je dat je de hostingprovider € 60,50 moet betalen. Wanneer het bedrag is afgeschreven van je rekening, wil je dat bedrag weer ergens aan koppelen. In dit geval wil je dus zeggen in je boekhouding dat je de crediteur hebt betaald.

Ook hier geldt weer dat het vaak makkelijk is om een factuurnummer te vermelden bij de betaling, zodat je kan herleiden bij welke factuur de betaling hoort. Op die manier kun je het dan weer afletteren en behoud je ook overzicht over welke facturen je nog moet betalen. Dat is met name handig voor het plannen van je uitgaven en opbrengsten. Je wilt immers genoeg geld op je rekening hebben staan om je crediteuren tijdig te betalen.

Op de achtergrond wordt de volgende journaalpost gemaakt.

5. Hoe weet je van te voren hoeveel omzetbelasting (BTW) je moet betalen of terug krijgt?

Het kwartaal is voorbij en je ontvangt een melding van de Belastingdienst dat het tijd is de omzetbelasting aan te geven. Dat zou niet als een verrassing moeten komen, want jij bent degene die de administratie op orde heeft.

Voor de omzetbelasting is het belangrijk om te weten dat het gaat om de facturen binnen een periode en niet om geld ontvangsten of betalingen. Vandaar dat ik eerder al aangaf dat je bij het boeken van een factuur voor omzet of voor kosten een deel moet reserveren voor de Belastingdienst. Voordat je de omzetbelasting aangeeft moet je zeker weten dat je alle facturen hebt geboekt. In de voorbeelden die eerder werden gegeven is het duidelijk geworden dat je nog geld moet betalen aan de Belastingdienst. Hier zie je namelijk een overzicht van alle boekingen:

Debet, credit… uhh? Gelukkig is het simpel:

• Je telt alle bedragen op in de debet kolom, zoveel zou je ontvangen van de Belastingdienst.
• Je telt alle bedragen op in de credit kolom, zoveel zou je moeten betalen ana de Belastingdienst.

Te ontvangen: € 10,50

Te betalen: € 21,00

Het te betalen bedrag trek je af van het te ontvangen bedrag (€ 10,50 - € 21,00 = - € 10,50). In dit voorbeeld is je ‘te betalen’ bedrag hoger en dat bedrag moet je af dragen aan de Belastingdienst. Een kind kan de was doen!

6. Wat moet er ook alweer minimaal op een factuur staan?

Er zijn enkele wettelijke eisen die op de factuur moeten staan die je stuurt. De Belastingdienst legt het op deze factuureisen pagina uit. In de meeste gevallen gaat het dan om:

• De voor- en achternaam van je klant. Dit kan ook de bedrijfsnaam zijn!
• De straatnaam, het huisnummer, de postcode en de woonplaats van de klant.
• De datum van de factuur.
• Een uniek volgnummer, oftewel het factuurnummer.
• Welke goederen of diensten je hebt geleverd en hoeveel, dit kunnen dus ook uren zijn.
• De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd.
• Het bedrag exclusief BTW, het BTW percentage, het BTW bedrag en het totaalbedrag.
• Je eigen BTW nummer en KvK-nummer moeten ook op de factuur staan, vaak in wordt dit in de voetregel gezet met alle andere informatie zoals je bankrekening en eventuele contactgegevens.

Er zijn tal van voorbeeld facturen online te vinden en heel gemakkelijk om zelf te maken. Vaak is het een optie dat de factuur gemaakt wordt in het boekhoudpakket, maar dat kost dan ook weer meer.